如何策划一场成功的线下活动，具体流程有哪些？企业需要举办一场成功的线下活动，首先一定要有一套完善的活动策划方案以及精准的落地执行手册与实施计划。那么，想要策划一场成功的线下活动具体有哪些流程呢？接下来至尚传媒小编就给大家详细梳理了线下活动策划的一些前期工作、中期工作以及落地执行工作的具体流程，希望能够给各位朋友带来一定的帮助！
 


一、活动前期工作准备
 
1、确定活动的目的

一场活动的定位是非常重要的，要确定办这场活动的目的，是为了品牌推广还是为了销售额，还是有其他的目的。如果是为了销售额的话，那么面向群体一定要是意消费者，并且人数不要太多。如果是为了品牌推广的话，那么面向人群就可以是圈子里的人群，活动需要一定的规模。
 
2、确定活动的内容

活动的主题、时间地点、活动的价值、嘉宾、流程、媒体等要尽早确定，内容确定完之后就可以做物料和推广了。
 
3、确定活动场地    
 
线下活动则活动场地选取至关重要。具体就需要充分考虑到活动场地的交通出行、星级、排期、可容人次、环境卫生等，实地调查全过程中如会议厅的长、宽、高、可容人次、有没有有柱、展台搭建及展厅布置等关键因素、桌型等、投影仪、麦克风、会议厅正门口签到板的具体位置、茶歇的具体位置、房间的房型及设备设施、有没有能提供单独用餐区域等。
 
4、活动预算

场地费用、物料费用、餐饮住宿费用、嘉宾费用、推广费用、交通费用等等，要提前罗列清楚，提早申请费用。
 
5、活动前期推广

将活动信息发布到各个媒体、活动平台、贴吧、微信微博、公司官网等等平台，统计报名信息。此处可以跟媒体进行合作来获得更好的展示机会，合作的方式可以是付费的，也可以的是资源置换，毕竟有些媒体也是需要内容和曝光的。
 


二、活动中期工作
 
1、制作活动推进时间表，推进工作   
 
方案通过后，正式进入执行阶段，一般需要召集此次活动的工作人员召开一个准备会议。梳理活动节点，分配好各项工作并确定各项工作负责人，活动总负责人根据推进时间表跟踪完成情况。
 
2、视频、宣传物料等设计制作   
 
要注意各物料主题风格的统一，包括图案、尺寸等，并跟踪制作情况，包括材质、色差、打样、工期等，确保保质保量完成。
 
3、活动会场布置

要提前布置会场，桌椅、物料摆放、影音设备调试等等要提前做好准备。如果是全天的会议要前一天就布置完成，半天的会议可以在当天上午布置，这个也要跟会场沟通。

4、制作物料、礼品清单   
 
把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明，并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点，交待给各自的负责人，如果所需物料和礼品种类比较多，最好再做一个表格，交给各项物品负责人。
 
5、活动应急预案
 
线下活动体现一个平台的品牌和服务质量，而且和用户直接接触，你永远不知道现场会有多少种突发状况等着你去解决，一旦处理不好很可能直接失去用户，并影响品牌形象。活动运营你做多少种预案都不为过，至少要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题，并想好相应的解决办法，在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人，在活动进行中一旦发现问题迅速启动应急预案。
 


三、活动落地执行
 
1、内部人员执行要到位
 
执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位，签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清单数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求，如果有多名摄影还要做好分工划分职责……总之尽快把所有现场的准备工作做到位。提前建一个活动执行群，出现突发情况，及时通报，比如某个执行人员迟到，总负责人要立马安排其他人补位；有人遗忘工作内容或走神，旁边的同事要及时提醒协助，总之执行人员要齐心协力保证活动顺利进行。
 
2、活动秩序很重要
 
线下讲座、会议、沙龙类活动容易出现现场嘈杂的情况，这便需要一个把控现场秩序的人去不断维护的。
 
3、现场氛围要活跃
 
做沙龙互动，其实很讲究互动，尤其是一个嘉宾讲完，底下的用户要能有反馈。要想产生互动，关键在于嘉宾能抛梗，另一个则是要有一位能调动气氛的主持人。其次要注意到一些容易产生失误或造成不完美的小细节，比如活动开始前要做指引，方便大家能快速找到场地；上一个嘉宾讲完后，要及时调出下一个嘉宾的PPT；遥控笔要提前教会嘉宾使用等。这些细节，你可能不会注意到，但能参加活动的人都是会看在眼里的。
 
4、人员离场   
 
最终预定的各项流程全部执行完毕，人员离场，所有执行人员可以放轻松一些啦，大家拍个照片，盘点收集一下剩余物料和礼品，完成清场任务，就可以安心地去吃顿庆功宴犒劳自己啦。
 


四、活动结束后工作
 
1、活动总结
 
活动总结的目的是总结经验与活动成败，帮助你之后做其它活动更顺利。做活动总结，可以邀请现场执行的工作人员，一起开会讨论活动失误和成功的地方。也可以咨询来参加活动的人，听听他们的意见。这样做出来的活动总结，是比较完整和全面的。
 
2、活动简报
 
活动简报是给谁看的呢？一是给公司内部领导、同事看的，二是给赞助商、合作方看的。因此，活动简报里要呈现的内容为：这个活动是什么样的，这个活动做了哪些宣传，这个活动有哪些合作方参与进来，这个活动的效果如何等。简报要做得高大上，突出活动很成功，让各方都满意。
 
以上就是关于一场成功的线下活动策划的具体流程和细节，希望大家能够从中有所收获。其实一场成功的线下活动推广，需要的是以上所有的方面全部考虑到位，执行到位，才能做到更好的呈现。
 


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